Gestion de propriétés

Le PMS le plus complet, intuitif et pratique

Tout-en-un

Gestion des réservations, hébergements, tâches du personnel, facturation, règlement aux propriétaires... le tout dans un même logiciel.

En constante évolution

Nous couvrons tous les besoins de votre entreprise et sommes en constant développement de nouveaux outils pour faciliter votre gestion au quotidien. Nous écoutons et résolvons les besoins de nos clients.

Tout sous votre contrôle

Nous vous guiderons pas à pas afin que vous puissiez maîtriser tous les outils, un par un, en commençant par le plus important et en terminant par le plus avancé.

Gérer vos réservations

Contrôlez et gérez les réservations à partir d'un seul calendrier

• Liste des réservations par état (demandées, en attente de paiement, confirmées, entrées...) avec filtres avancés.

• Calendrier unique pour gérer toutes les réservations, qu'elles proviennent : du web, des OTA (Booking.com, Airbnb, VRBO, etc) ou saisies manuellement.

• Création de réservations directement sur le calendrier.

• Possibilité de déplacer facilement les réservations entre les appartements, pour optimiser l'occupation.

• Blocage manuel des dates, jour par jour, par intervalles de jours, par groupes d'appartements...

• Possibilité de créer et d'envoyer des propositions d'hébergement personnalisées aux clients.

• Historique de réservation : contrôle total sur chaque modification de la réservation, pour savoir qui l'a fait, quand et à partir de quelle IP et ainsi améliorer la gestion des incidents.

De l'email de rappel au commentaire final

A partir du moment où la réservation est confirmée, jusqu'à sa finalisation:

• Email avant enregistrement : envoi manuel ou automatique, de l'email de rappel quelques jours avant l'arrivée du client, avec des informations utiles pour préparer son séjour.

• Arrivées : liste des check-in de la semaine, avec boutons pour gérer check-in, contrat et facture.

• Départs : liste des check-out de la semaine.

• Ménage : liste des plannings de nettoyage, avec fonction d'affectation du personnel. Possibilité d'ajouter un nettoyage urgent pour les hébergements dont l'arrivée et le départ se font le même jour.

• E-mail de remerciement : envoi manuel ou automatique, quelques jours après le départ du client, pour le remercier et lui communiquer un éventuel code promotionnel pour un prochain séjour.

• Commentaires : pour pouvoir gérer les commentaires des clients, ou ajouter manuellement de nouveaux commentaires.

E-mails personnalisés avec envoi automatique configurable

• Personnalisez les modèles d'e-mails et configurez l'envoi automatique.

• Les textes peuvent être modifiés et des codes de substitution ajoutés, de sorte que les informations de réservation, d'invité ou de propriété apparaissent dans l'e-mail.

• Les emails peuvent être envoyés manuellement ou automatiquement, quelques jours avant ou après l'enregistrement ou le paiement (selon votre configuration).

• Modèles d'e-mails disponibles au niveau du PMS ou de l'établissement, pour indiquer des informations plus générales ou plus spécifiques pour chaque logement.

Paiements automatisés

• Configurez des e-mails de prépaiement pour qu'ils soient envoyés automatiquement quand vous le souhaitez.

• E-mails de prépaiement au moment de la réservation, avec possibilité d'appliquer un pourcentage de prépaiement différent selon l'origine (web / manuel / OTA).

• E-mails de paiement restant, avec possibilité de procéder en 1 ou 2 paiements différents.

• E-mails de paiement de caution.

• Paiements récurrents avec Redsys et Stripe.

Gérer les tâches administratives requises par le gouvernement

Nous avons adapté notre système et développé de nouvelles fonctionnalités requises par les différents gouvernements et administrations publiques :

• Créer et envoyer la déclaration d'invités aux pages de police respectives

• Créer et envoyer des statistiques sur les arrivées / départs à l'INE

• Créer et exporter un rapport de taxes de séjour

Gérer vos propriétés

Toutes les propriétés gérées dans un seul logiciel

Des appartements, des maisons, des auberges, des hôtels de charme ou des camping-cars. Le logiciel accepte tout type de propriété.

Lors de la sélection de la typologie, les options spécifiques à chacune apparaissent, afin que vous disposiez des champs nécessaires dans chaque cas.

Vous pouvez créer des logements pour des courts ou longs séjours (mensuels), ou des propriétés à vendre.

Vous avez également la possibilité de créer des logements multi-unités et l'option de réserver le même logement entier ou par chambre.

Le tout dans un seul gestionnaire. 

 

Personnalisez de manière illimitée les tarifs avec lesquels vous souhaitez travailler

Le système offre plusieurs options pour la fixation des prix. Vous pouvez décider avec lesquels vous souhaitez travailler, en les combinant selon vos besoins :

• Tarifs standards / non remboursables

• Tarifs par occupation (1 personne, 2 personnes, 3 personnes...)

• Tarifs par durée de séjour (length-of-stay)

Gérer les tarifs à 360º

• Rendez les tarifs plus flexibles en créant des saisons, pour que ce soit plus facile d'attribuer des prix.

• Contrôlez le flux des réservations en sélectionnant quand une date est disponible pour les entrées et les sorties en créant des restrictions.

• Profitez de notre système d'alerte de séjour minimum. Ne manquez pas les réservations pour une disponibilité inférieure au séjour minimum en période d'occupation maximum.

Maximisez les performances de votre entreprise

• Créez des suppléments gratuits pour obtenir des informations utiles qui peuvent vous aider à améliorer le séjour du client. Par exemple, un supplément animal ou lit bébé.

• Créez des suppléments optionnels pour que le client puisse les ajouter à sa réservation. Vous pouvez les configurer avec des prix par réservation, par personne ou par personne/jour.

• Créez des suppléments internes, qui ne sont pas visibles dans le moteur de réservation, mais que le personnel peut ajouter manuellement aux réservations.

Créez des remises et des coupons pour vos clients directs et soyez plus compétitif

Vous aurez un contrôle total. Décidez à quelles saisons vous souhaitez ajouter des réductions pour les propriétés qui vous intéressent.

• Réduction basique, de dernière minute, de long séjour et de réservation anticipée.

• Coupons avec un code, pour pouvoir faire des campagnes de marketing direct.

• Des forfaits cadeaux pour que vous puissiez ajouter des activités uniques à votre séjour.

Vous pouvez également créer des promotions pour Booking.com, afin d'améliorer le positionnement de vos propriétés sur ce canal.

Gérez vos propriétaires

Fixez les prix et les frais

Définissez le fonctionnement de chaque propriétaire.

Gérez les propriétaires par commission ou par prix spécifique.

Définissez des frais ponctuels ou récurrents sur votre compte, qui seront automatiquement facturés lors du règlement. 

Configurateur de règlements

Le calcul du règlement est entièrement configurable :

• Extraire la commission du canal

• Ajouter ou soustraire le nettoyage

• Supprimer ou non les frais supplémentaires

•Etc. 

Le système se chargera de faire le calcul, en fonction des besoins de chaque propriétaire.

Créez un accès pour le propriétaire

Vous pouvez configurer l'accès du propriétaire pour qu'il puisse utiliser l'application et ne voir que les informations qui l'intéressent.

Chaque propriétaire est différent, c'est pourquoi chaque accès peut varier en fonction du propriétaire.

Vous pouvez également nous interroger sur la possibilité de développer un extranet personnalisé et sur mesure afin que les propriétaires puissent gérer la création et le contenu du logement.

Gérer votre base de données

Créez et gérez différents utilisateurs :

Vous pouvez créer des utilisateurs avec différents profils et accès, le tout sous votre contrôle.

Vous pouvez définir des utilisateurs PMS ayant accès à différentes parties du gestionnaire, ainsi que des utilisateurs externes pour l'enregistrement, la maintenance ou le nettoyage.

Vous pouvez donner accès à un ensemble d'hébergements ou à tous, selon vos besoins.

Créez un profil pour chaque employé et contrôlez votre entreprise, en sachant toujours qui fait quoi.

 

Contrôle des paiements et factures :

Contrôlez ce qui a été facturé, ce qui reste à facturer, comment cela a été facturé, pour quel canal...

Gérez les factures des clients, téléchargez-les ou refaites-les si vous avez des erreurs.

Tenez vos comptes à jour depuis l'onglet administration.

Exportation des données vers l'administration publique :

Statistiques pour l'INE, règlement de la taxe de séjour…

Notre logiciel créera les fichiers nécessaires afin que vous puissiez gérer ces procédures de la manière la plus simple et la plus facile possible.

Intégration avec les programmes de comptabilité :

Nous avons développé l'intégration avec plusieurs logiciels de comptabilité, par exemple : Datisa, Exact Dimoni, A3...

Vous pouvez synchroniser notre PMS avec votre programme comptable, évitant ainsi d'importer manuellement tous les comptes.

Statistiques de réservation :

• Statistiques par hébergement

• Statistiques par région

• Statistiques par propriétaire

• Statistiques par canal

•Etc.

Maintenez une relation et une communication continue avec vos clients :

• Génerez des newsletters via notre éditeur pour des communications massives.

• Envoyez des newsletters à tous vos anciens clients, ou uniquement aux clients d'un pays ou d'une langue en particulier.

• Envoyer des newsletters à tous les clients qui ont encore une réservation en attente, pour les informer de tout changement législatif (par exemple, si une taxe de séjour est ajoutée), des travaux qui peuvent les affecter, ou toute autre information importante.

• Créez des campagnes marketing, en sélectionnant et en filtrant les clients, les propriétés, la typologie et bien d'autres fonctionnalités.

• Sauvegardez les différentes campagnes pour pouvoir vous en servir tout au long de l'année.

Questions frequentes

Un logiciel de gestion pour la location saisonnière (PMS) est un logiciel conçu pour gérer de manière centralisée les opérations des propriétés destinées à la location de vacances. De la réservation à la programmation, en passant par la comptabilité et la communication avec les clients, un PMS automatise et simplifie les tâches opérationnelles quotidiennes afin d'améliorer l'efficacité et l'expérience des clients.

Oui, un PMS est utile aussi bien pour les grandes que pour les petites entreprises de location saisonnière. Même avec un petit nombre d'établissements, un logiciel permet de gagner du temps, d'éviter les erreurs, d'améliorer l'expérience des clients et de faciliter l'évolutivité.

Les logiciels de gestion des locations saisonnières comme celui d'Icnea sont conçus pour être intuitifs et faciles à utiliser. Nombre d'entre eux proposent des didacticiels, une assistance technique et une équipe de mise en œuvre pour vous guider dans les premières étapes. En quelques jours, vous pouvez avoir tout configuré et prêt à gérer efficacement vos propriétés. Chez Icnea, notre équipe d'intégration et d'assistance vous guide tout au long du processus.

Oui, un logiciel de gestion de location saisonnière tel que celui d'Icnea respecte des règles de sécurité strictes et utilise le cryptage pour traiter les paiements. Beaucoup proposent une intégration avec des passerelles de paiement sécurisées, ce qui vous permet de gérer les paiements de manière sûre et fiable, en respectant les normes de protection des données.

Le coût d'un logiciel de gestion de location saisonnière varie en fonction du fournisseur et des fonctionnalités incluses. Certains proposent des formules de base, tandis que d'autres ont des tarifs qui dépendent du nombre d'établissements ou de réservations. En général, les avantages liés à l'optimisation du temps et à l'augmentation des revenus compensent l'investissement initial. Chez Icnea, le coût mensuel de notre logiciel est calculé en fonction du nombre de propriétés gérées.

Les principaux avantages d'un logiciel de gestion pour la location saisonnière sont l'automatisation des tâches et l'envoi de communications, la centralisation des réservations et des paiements, la synchronisation des disponibilités, des prix et des tarifs, la gestion du portefeuille immobilier, l'amélioration de l'expérience du client et l'analyse des données pour la prise de décision, entre autres fonctions. Cela permet de réduire le temps de gestion et d'améliorer la rentabilité.

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