Comment gérer les annulations de réservation?

mercredi 21 avril 2021

Comment gérer les annulations de réservation?

En tant que gestionnaire des logements de court séjour, il est important de donner la priorité à l'augmentation des réservations, en tenant également compte des annulations éventuelles.

S'il y a de nombreuses annulations, il est essentiel de comprendre pourquoi les clients annulent. Pour faire une analyse, nous pouvons vérifier si elles étaient pour des raisons indépendantes du client (annulation de vols, accident ou maladie du client, frontières fermées, etc.), ou dues à la décision du client (changement de plans, séjour dans un autre logement , etc.). De cette façon, nous pouvons avoir une idée plus claire du pourcentage d'annulations que nous aurions pu éviter.

 
Différentes raisons d'annulation:
  • le client décide de réserver dans un autre logement
  • des raisons personnelles comme un changement de projet de voyage ou une maladie
  • cas de force majeure

Afin de minimiser l'impact des annulations et de récupérer certaines réservations, diverses solutions ou alternatives peuvent être proposées aux clients. Il est important d'être flexible et en même temps de respecter les politiques d'annulation définies, telles qu'elles existent car il a été considéré qu'elles maintenaient d'équilibre suffisante pour recevoir d'autres clients sans avoir de pertes.

Par conséquent, lorsque le client annule en respectant la politique d'annulation, en plus du remboursement, vous pouvez également proposer:

  • Coupon avec le montant de la réservation avec ou sans date d'expiration afin que le client puisse l'utiliser plus tard
  • Offrez directement un changement de date gratuit
  • Offrez un upgrade sans frais supplémentaires

Comment faire tout ça avec Icnea?


D'une part, avec l'outil «Coupons de réduction» du PMS, vous pouvez configurer des coupons personnalisés pour chaque client ou groupe. Le Coupon est une forme de réduction qui soustrait un pourcentage du total de la nouvelle réservation ou juste une partie. Pour cela, il suffira de faciliter le code Coupon au client qui a annulé afin qu'il puisse re-réserver. C'est une méthode très efficace car le client obtient un Coupon avec l'argent de sa réservation précédente à dépenser plus tard sur une nouvelle réservation.

D'autre part, avec l'outil "Bulletin", vous pouvez créer un groupe de clients qui ont annulé des réservations. De cette manière, vous pouvez envoyer à chacun un e-mail avec des informations sur l'annulation, leur rappelant les différentes options et offres de réserver votre hébergement.

 

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